PRONT OFFICE TERKADANG BERFUNGSI GANDA

BIRINGKANAYA – Front office di suatu Instansi menjadi tempat utama untuk diperhatikan. Kegiatan yang terjadi di kantor depan harus diatasi dengan sigap dan dilayani oleh staf front office secara langsung. Tugas front office yang paling utama adalah melayani tamu yang datang. Seorang front office bertanggung jawab penuh atas kepuasan tamu yang dilayani dan menjadi tolok ukur atas kinerjanya. Biasanya pekerjaan seorang front office akan diawasi oleh Atasan langsung dari suatu instansi atau lembaga. Dan sebaiknya alur  kegiatan pelayanan yang dilakukan sesuai dengan SOP yang berlaku.

TUMPANG TINDIH PEKERJAAN DI PRONT OFFICE

Kondisi inilah yang membuat diri kita merasa tidak nyaman. Tanpa disadari, rasa tumpang tindih ini menggangu keharmonisan sekaligus konsentrasi untuk bekerja. Tumpang tindih terjadi karena tidak adanya komunikasi yang baik, yang membuat kerja kita menjadi tidak kondusif. Jika ada komunikasi yang baik antara team, maka cukup salah satu dari kita saja yang mengerjakan, karena tidak dikomunikasikan dengan baik, maka pekerjaan yang harusnya dikerjakan oleh satu orang, menjadi tidak selesai, lalu melibatkan banyak orang untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

TIPS DALAM PEKERJAAN YANG TUMPAH TINDIH

Pertama, diskusikan dengan orang yang bersangkutan. Jika kita merasa telah mengerjakan pekerjaan yang seharusnya rekan kita kerjakan, dan ternyata malah menjadi ganda dan membuang waktu dan tenaga kita, maka kita harus berdiskusi dengan rekan kita yang bersangkutan. Hasil pekerjaan yang ganda tersebut terjadi karena kita kurang berkomunikasi dengan rekan kerja kita, jika memang ada suatu pekerjaan yang rancu dan kita merasa ragu apakah kerjaan tersebut harus kita yang mengerjakan atau itu tugas untuk teman kita, maka jangan ragu untuk menanyakan hal tersebut kepada rekan kita atau ke atasan yang memberikan tugas.

Kedua, Ceritakan akibat buruknya yang justru menghambat pekerjaan. Dengan adanya hasil pekerjaan yang ganda tersebut, mengakibatkan kerjaan kita yang lain menjadi terhambat, akibatnya pekerjaan yang seharusnya dapat kita selesaikan dengan tepat waktu, menjadi molor waktu. Akibatnya kita akan dipandang buruk oleh atasan kita dan kita akan dipandang sebagai orang yang tidak bisa mengatur waktu padahal waktu yang diberikan sudah sangat cukup, kita akan dipandang menjadi orang yang lama dalam mengerjakan sesuatu. Maka dari itu komunikasikanlah dengan rekan kerja anda yang mengalami tumpang tindih dengan kita dan bicarakan kepada atasan kita bahwa ini murni kesalahan rekan kita.

Ketiga, Cross Check pekerjaan kita dan orang tersebut. Jika tumpang tindih sudah terlanjur terjadi hal yang harus dilakukan adalah mengecek kembali kerjaan kita dan kerjaan rekan kerja kita yang sama dengan kita, apakah isinya sudah sesuai dengan yang diinginkan oleh atasan kita?

Jadikan kesalahan yang telah kita lakukan tersebut menjadi pelajaran dan hikmahnya yaitu pekerjakan ganda yang kita kerjakan menjadi semakin lebih lengkap dan lebih lengkap jika memadukan hasil kerja kita dan rekan kerja kita.

Keempat, Buatlah kesepakatan tentang siapa mengerjakan apa. Hal yang harus dilakukan agar berikutnya tidak terjadi tumpang tindih lagi adalah membuat kesepakatan dengan rekan kerja kita. Diskusikan dengan baik jika berikutnya ada kerjaan serupa yang harus dilakukan baiknya dikerjakan oleh siapa, karena saling menyalahkan tidak membuat pekerjaan kita semakin ringan, justru malah menambah beban jika akhirnya mengakibatkan hubungan kita dengan rekan kerja kita menjadi renggang.

Kelima, Selesaikan pekerjaan selanjutnya. Terjadinya tumpang tindih tersebut membuat pekerjaan kita yang seharusnya selesai lebih cepat menjadi terhambat, hal yang harus kita lakukan yaitu kerjakan pekerjaan selanjutnya yang seharusnya kita kerjakan, dan jangan terlalu memikirkan hal yang sudah terlanjur kita kerjakan.

Thank you Allah IN EVERY SITUATION